Informace o shromažďování a zpracování osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání
o shromažďování a zpracování dle ust. čl. 6 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 v platném znění, dále jen „nařízení“
Správce: společnost IP Polná s.r.o. IČ 25323601 se sídlem Tyršova 405, 588 13 Polná, vedená rejstříkovým soudem v Brně odd. C. vl. 25266, elektronická adresa Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript., www.ippolna.cz. datová schránka: jc4cs6n
Účely a právní základ zpracování osobních údajů: Čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení – výkon práva fyzické osoby na svobodnou volbu a zabezpečení zaměstnání dle ust. § 11 a výkon práva zaměstnavatele na výběr zaměstnanců dle ust. § 12 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti a navázání případných předsmluvních jednání, včetně zpracování slučitelného dle ust. Čl. 6 odst. 4 a čl. 9 odst. 2 písm. b) (oblast pracovního práva) nařízení
Kategorie osobních údajů: IP adresa, jméno, příjmení, akademické hodnosti a tituly, podpis, datum narození, město a okres narození, státní občanství, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, adresa faktického pobytu, případně korespondenční adresa, pokud jsou odlišné od adresy trvalého pobytu, údaje o telefonním spojení, včetně mobilního telefonu a adrese elektronické pošty, údaj o změněné pracovní schopnosti a její formě, údaj o zdravotní způsobilosti k navrhované či nabízené pracovní pozici (druhu práce), údaje o kvalifikaci a dosaženém vzdělání, doložení platnosti řidičského oprávnění, údaje o zaměstnáních či evidenci Úřadem práce, údaje o podnikatelské činnosti a jejím ukončení a v případech daných ust. § 316 odst. 4 zákoníku práce též údaje o trestněprávní bezúhonnosti a dále též osobní údaje poskytnuté správci subjektem údajů ve formě profesního životopisu, motivačního dopisu či jiné formy sdělení osobních údajů, a to jednotlivě či v jakýchkoli kombinacích a seznamech v písemné i elektronické formě.
Informace subjektu údajů v souvislosti se zpracováním jeho osobních údajů dle s ust. čl. 12, 15 až 22 a 34 nařízení:
- Správce prohlašuje, že dodrží veškeré povinnosti, které s ohledem na kategorii poskytnutých osobních údajů a subjekt údajů má, pokud se nebude jednat o případ nedůvodného nebo nepřiměřeného plnění povinností v souladu s ust. čl. 12 odst. 5 nařízení.
- Poskytnutí jakýchkoli osobních údajů není povinné, je však nezbytné k výkonu práva na volbu a zabezpečení zaměstnání na straně subjektu údajů a výkonu práva na výběr zaměstnanců ze strany správce a práva správce obdržet před uzavřením pracovněprávního vztahu zákonem stanovené informace o subjektu údajů.
- Správce upozorňuje subjekt údajů, že ze zpracování údajů vyloučí jakékoli dokumenty, které budou obsahovat zvláštní kategorie osobních údajů, zejména údajů, jejichž zpracování je nepřípustné dle ust. § 12 zákona o zaměstnanosti a § 316 odst. 4 zákoníku práce nebo čl. 9 nařízení, přičemž vyloučení takových dokumentů a údajů ze zpracování (jejich kompletní skartace a zničení) může mít vliv na nemožnost navázání případného pracovně právního vztahu mezi správcem a subjektem údajů.
- Příjemcem osobních údajů budou mimo správce též osoby v Evropské unii. Osobní údaje subjektu údajů budou v rámci slučitelnosti zpracování poskytnuty příjemcům v rámci Evropské unie poskytujícím správci účetní, daňové, personálně poradenské a právní služby, vždy však jen takovým, které jsou vázány smluvní mlčenlivostí, bankovním či profesním tajemstvím a kteří přijali pravidla pro zpracování osobních údajů v souladu s nařízením.
- Doba zpracování osobních údajů je dána možným výhledem další pracovní nabídky ze strany Správce vůči subjektu údajů, nejdéle však 3 měsíce, pokud subjekt údajů ještě před uplynutím této doby nevyužije svého práva vznést námitku proti dalšímu zpracování.
- Doba uložení osobních údajů po ukončení doby zpracování je dána délkou obecné promlčecí lhůty stanovené zákoníkem práce a v jeho mezích občanským zákoníkem, z důvodu ochrany a uplatnění práv a oprávněných zájmů zpracovatele z právních jednání se subjektem údajů, případně u osobních údajů, které jsou povinnými zákonnými náležitostmi účetních daňových a pracovněprávních dokladů po dobu, kterou pro uchovávání stanoví právní předpisy pro účely uskutečnění daňové kontroly a právní předpisy upravující záležitosti pracovního poměru daňové, sociálního zabezpečení, zdravotního pojištění a zaměstnanosti.
- Subjekt údajů má právo na bezplatný přístup k osobním údajům a k informacím k nim, v rozsahu dle ust. čl. 15 nařízení. Informace poskytne správce na základě žádosti subjektu údajů v písemné podobě či v elektronické textové podobě.
- V souladu s ust. čl. 16 nařízení má subjekt údajů právo na opravu nepřesného údaje a doplnění neúplných údajů, které se jej týkají; správce provede upřesnění či opravu bez zbytečného odkladu poté, co se o tom doví anebo je sám zjistí.
- Správce nesmí osobní údaje subjektu údajů dále zpracovávat, pokud s tím subjekt údajů vyslovil nesouhlas a je povinen je bez zbytečného odkladu vymazat, ledaže se jedná o výjimku dle ust. čl. 17 odst. 3 nařízení, zejména pokud jde o určení, výkon nebo obranu právních nároků.
- Za podmínek v ust. čl. 18 nařízení má subjekt údajů právo na omezení zpracování osobních údajů, zejména v případě pochyb o jejich přesnosti, pominul – li účel zpracování správcem, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
- Správce oznámí subjektu údajů veškeré opravy nebo výmazy nebo omezení zpracování osobních údajů, které v souladu s nařízením uskutečnil, pokud to bude možné anebo takové oznámení nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.
- Správce, pokud nepominul právní základ ke zpracování osobních údajů, předá na základě pokynu subjektu údajů osobní údaje ke zpracování druhému správci v rámci Evropské unie, je – li to technicky proveditelné.
- Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů dle ust. čl. 21 nařízení.
- Automatizované individuální rozhodování ani profilování na základě poskytnutých údajů prováděno nebude.
- Zabezpečení osobních údajů je prováděno technickými (mechanickými a elektronickými) prostředky správce, včetně povinnosti mlčenlivosti osob, které se na zpracování podílejí a je zabezpečeno i právními dokumenty a zakotveno vnitřními předpisy společnosti IP Polná s.r.o. Opatření k zabezpečení jsou pravidelně prověřována a kontrolována a systém zabezpečení osobních údajů vyhodnocován.
- Správce oznámí subjektu údajů bez zbytečného odkladu porušení zabezpečení osobních údajů, pokud jeho porušení bude mít za následek vysoké riziko pro jeho práva a svobody; to neplatí, pokud správce přijal opatření vyžadovaná ust. čl. 34 odst. 2 spočívající zejména v šifrování či nesrozumitelnosti osobních údajů pro narušitele, zajistil opatření taková, že se riziko ohrožení práv a svobod subjektu údajů neprojeví.
- Subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu nařízením či jinými platnými právními předpisy, může kdykoli: a) požádat správce nebo zpracovatele o vysvětlení, b) požadovat, aby správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav.
- Subjekt údajů má právo obrátit se v záležitosti zpracování osobních údajů správcem přímo na dozorový úřad - Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Czech Republic, +420 234 665 555, www.uoou.cz. Na těchto stránkách lze stáhnout či prohlédnout a číst právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů.
- Pokud vznikla v důsledku zpracování osobních údajů subjektu údajů jiná než majetková újma, postupuje se při uplatňování jejího nároku podle občanského zákoníku.
- Podněty a žádosti subjektu údajů vykoná bezplatně, pokud to nařízení připouští, je v správce v jednotlivých případech oprávněn požadovat úhradě přiměřenou úhradu nákladů.
Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti IP Polná s.r.o.
Ochranu soukromí a osobních údajů našich zaměstnanců, smluvních partnerů a zákazníků (subjektů údajů) považujeme za jednu ze základních povinností při výkonu činnosti a podnikání naší společnosti. Osobní údaje zpracováváme v souladu s platnými právními předpisy.
Pro činnosti naší společnosti usilujeme především o zpracování osobních údajů na základě zákonného zmocnění. Ty může naše společnost zpracovávat i bez souhlasu subjektu údajů. Jsou jimi především:
Identifikační údaje - osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (jméno, příjmení, titul, rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, doručovací adresa, adresa faktického pobytu, liší – li se od adresy trvalého pobytu, podpis, u fyzické osoby podnikatele též daňové identifikační číslo a IČ.
Kontaktní údaje - osobní údaje umožňující kontakt se subjektem údajů při naplňování účelu jejich zpracování či uzavřené smlouvy či k nezbytnému vyřízení jiného právního jednání, tedy telefonní, faxové číslo adresa elektronické pošty.
Další údaje, jejichž zpracování nám, jako zaměstnavateli a podnikateli ukládají platné právní předpisy z oblasti správy daní, sociálního a zdravotního pojištění.
Osobní údaje, které nemůžeme zpracovávat na základě zákonného zmocnění, avšak jsou potřebné pro činnost a rozvoj naší společnosti, např. osobní údaje pro obchodní a marketingové účely a zasílání obchodních sdělení zpracováváme výhradně s informovaným, dobrovolným a kdykoli odvolatelným souhlasem subjektu údajů.
Z důvodu zabezpečení autenticity a správnosti osobních údajů je získáváme nejčastěji přímo od subjektu údajů. Od zákazníka v souvislosti se sestavením objednávky či smlouvy, od zaměstnance při uzavření pracovní smlouvy nebo v souvislosti s výkonem práva na zabezpečení práce před jejím uzavřením a dále v souvislosti s trváním smluvního vztahu apod.
Osobní údaje získáváme též z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam apod.) a z dalších veřejných zdrojů (včetně informací ze sociálních sítí a internetu, které o sobě subjekt údajů sám zveřejní), od orgánů veřejné moci (např. je-li proti subjektu údajů nařízena exekuce a insolvence a jsme osloveni jako plátce příjmů). Takové osobní údaje však nezpracováváme v rozporu se zákonným zmocněním k jejich zpracování a v rozporu s případným souhlasem subjektu údajů.
Bez souhlasu můžeme osobní údaje zpracovávat též pro ochranu práv naší společnosti a jejích právem chráněných zájmů, zejména v případě obrany práv před soudy a dalšími orgány. Informace o rozsahu, době zpracování a archivace předkládáme subjektu údajů před zahájením zpracování.
Takto např. zpracováváme osobní údaje z bezpečnostního kamerového systému. Na zpracování pomocí kamerového systému upozorňujeme vyvěšenými tabulemi a neobsahují – li záznamy žádný bezpečnostní incident, záznamy v krátké lhůtě nevratně likvidujeme. Informace o rozsahu, době zpracování a archivace předkládáme subjektu údajů před zahájením zpracování.
Naše smluvní vztahy nevážeme na jakékoli podmínky, které by subjekt k poskytnutí souhlasu se zpracováním osobních údajů zavazovaly. Osobní údaje chráníme fyzickým, elektronickým a organizačním zabezpečením a jejich vzájemnou kombinací před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím.
Osobní údaje udržujeme pod kontrolou. Bezpečnostní opatření pravidelně posuzujeme, vyhodnocujeme a upravujeme. Usilujeme přijatými opatřeními o zvýšení ochrany osobních údajů. Veškeré osoby, které s osobními údaji našich zaměstnanců, spolupracovníků či zákazníků přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní mlčenlivostí.
Osobní údaje poskytujeme výhradně v souladu s právními důvody jejich zpracování orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánu dozoru, exekutorům, notářům – pokud vystupují v roli soudního komisaře, insolvenčním správcům, pojišťovně, řešíme - li pojistnou událost, apod. se sídlem v Evropské unii. Rozsah poskytnutých osobních údajů je omezen na údaje nezbytné pro úspěšné uplatnění nároku či splnění povinnosti.
V rámci zpracování a v souladu s právními důvody zpracování poskytujeme osobní údaje v nezbytném rozsahu dalším společnostem, působícím v rámci skupiny podniků, které zastřešuje společnost IP Polná s.r.o. a sice:
- ENERGETICKÉ PROJEKTY, s.r.o., IČ 29192005
- BYDLENÍ SMÍCHOV, s.r.o., IČ 04167295
- Mozartova brána, s.r.o., IČ 02547333
- BYDLENÍ VÍTKOV, s.r.o., IČ 02388065
- IZOLAČNÉ PROJEKTY s.r.o., IČO 36620629 (Slovenská republika)
Se souhlasem zaměstnance, smluvního či obchodního partnera nebo jeho příkaz mohou být osobní údaje poskytnuty i dalším subjektům v Evropské unii.
Respektujeme právo zaměstnanců, smluvních či obchodních partnerů na přístup k osobním údajům, opravu či výmaz, práva na omezení zpracování osobních údajů, oznamovací povinnost, přenositelnost osobních údajů a práva vznést námitku či vyřizování jiných podnětů subjektu údajů.
Informaci či požadovanou operaci v rozsahu a za podmínek stanovených čl. 12 odst. 5 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 v platném znění bez zbytečného odkladu provedeme a žadatele o tom vyrozumíme. Ve stanovených případech máme za výkon činností správce ve vztahu k subjektu údajů právo požadovat přiměřenou náhradu.
Kdykoli se na nás můžete v záležitosti ochrany osobních údajů obrátit prostřednictvím naší společnosti IP Polná s.r.o. IČ 25323601 se sídlem Tyršova 405, 588 13 Polná, vedená rejstříkovým soudem v Brně odd. C. vl. 25266, elektronická adresa Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript., www.ippolna.cz. datová schránka: jc4cs6n, tel. 567 225 445.
Subjekt údajů má právo obrátit se v záležitosti zpracování osobních údajů správcem přímo na dozorový úřad - Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Czech Republic, +420 234 665 555, www.uoou.cz. Na těchto stránkách lze stáhnout či prohlédnout a číst právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů.
Tyto Zásady jsou umístěny a volně dostupné na internetových stránkách společnosti a v písemné podobě v jejím sídle. Na vyžádání budou též elektronickou či běžnou poštou žadateli zaslány.
Pokud máte jakýkoli dotaz, rádi Vám na něj odpovíme. Tyto zásady jsou platné od 25.5.2018